Praca w biurze wiąże się z ciągłym obiegiem różnego rodzaju dokumentów. Aby panował w nich porządek wymagają odpowiedniego przechowywania i należytej segregacji. Właściwa organizacja dokumentów w biurze nie tylko ułatwi wykonywanie obowiązków, ale sprawi, że pracownik będzie postrzegany jako osoba dokładna, konkretna i dobrze zorganizowana.

Kiedy można mówić o dobrze zorganizowanej dokumentacji?

Dobre zarządzanie dokumentacją pozwoli zwiększyć wydajność pracy i sprzyja efektywnemu wykonywaniu zadań. O dobrze zorganizowanej dokumentacji można mówić jeśli:

• jest ona uporządkowana według tematyki lub innego logicznego wariantu np. osobno korespondencja przychodząca i wychodząca,
• bez trudu można znaleźć potrzebne informacje,
• nie ma problemu z dołączaniem nowego dokumentu do obecnego systemu,
• łatwo udaje się pokierować inną osobę do odnalezienia potrzebnego dokumentu.

Czego użyć do porządkowania dokumentów?

Aby sprawnie segregować dokumenty należy zadbać o odpowiednie wyposażenie w miejscu pracy. Papiery można gromadzić w szufladach, na półkach w szafach, skorzystać z wysuwanych, plastikowych pojemników czy specjalnych wieszanych stelaży. Kuwety na biurko posłużą do przechowywania bieżącej dokumentacji, a duże kartonowe pudełka będą przydatne przy archiwizacji. Do tego można wykorzystać różne akcesoria, które sprawią że organizacja dokumentów w biurze będzie przebiegała sprawnie i bezproblemowo. W zależności od potrzeb i wybranego systemu organizacji można zaopatrzyć się w następujące materiały biurowe:

• różnego rodzaju teczki np. kartonowe wiązane, z gumką, zawieszane,
• segregatory, które posłużą do przechowania większej ilości dokumentacji w określonym porządku,
• plastikowe obwoluty, w których można trzymać pojedyncze pisma,
• skoroszyty, umożliwiające wpinanie konkretnych dokumentów w pewnym porządku,
• klipsy do spinania dokumentacji,
• etykiety samoprzylepne,
• organizery na długopisy,
• mazaki,
• pojemniki na drobne akcesoria biurowe.

Dobrym pomysłem na rozróżniania dokumentów może okazać się zastosowanie kolorystyki. Zaopatrzenie się w różnokolorowe teczki i segregatory usprawni odnajdywanie poszczególnych pism i informacji. Przykładowo można nabyć segregatory w trzech kolorach, gdzie: 

• zielone, będą gromadzić sprawy wewnętrzne firmy,
• niebieskie, tu znajdzie się korespondencja wychodząca,
• czerwone, posłużą do przechowywania pilnej i ważnej dokumentacji.

Jak zaprowadzić ład w dokumentach?

Odpowiednia organizacja dokumentów sprowadza się do kilku kroków:

• opracowania strategii

Na tym etapie należałoby: dokonać przeglądu papierów, spisać ręcznie rodzaje dokumentów, ustalić ich kategorie i sposób układania. Ponadto należy przemyśleć jakie gadżety biurowe będą potrzebne i gdzie będzie gromadzona dokumentacja podręczna.

• sortowania

Dokumenty można położyć na stertę oznaczającą konkretną kategorię. Na etapie sortowania można zdecydować od razu, które papiery można zniszczyć i wyrzucić, a które zarchiwizować.

• porządkowania

Dokumenty z poszczególnych kategorii należy włożyć do wybranych teczek, folderów czy segregatorów i opisać je. Następnie odstawić na wyznaczone miejsce.

Organizacja dokumentów w biurze – jak na bieżąco dbać o porządek?

Zaprowadzenie generalnego porządku w biurze i chęć utrzymania takiego stanu wymaga bieżącego dbania o miejsce pracy, a w szczególności trzymania się następujących zasad:

• comiesięcznego usuwania zbędnych dokumentów podręcznych (im mniej papierów na biurku tym lepiej),
• porządkowania szuflad, szafek i półek raz w tygodniu,
• sprzątania biurka po zakończonym dniu pracy, 
• niezwłocznego odkładania wszystkiego na właściwe miejsce,
• pozbywania się niepotrzebnych dokumentów,
• oddzielania dokumentów ważnych od mniej istotnych.

Share This Post :